見積書・発注書・納品書・請求書・領収書
違いと使い分け 早わかりガイド

見積書は「これくらいの金額でできます」と売る側が先に提示する書類。発注書(注文書)は、それを見た買う側が「では正式にお願いします」と発注の意思を示す書類です。立場が逆で、見積書 → 発注書の順に流れます。

法律上の義務はありませんが、役割が違います。納品書は「品物・成果物を確かに納めました」という証明、請求書は「この金額を支払ってください」という支払い依頼です。納品と請求のタイミングが異なる取引では分けて出すのが一般的です。すぐに支払いを受ける取引では、納品書と請求書を兼ねることもあります。

請求書は支払いの前に出す「支払い依頼」、領収書は支払いを受け取った後に出す「受領の証明」です。お金が動く前か後かで使い分けます。

実務上はほぼ同じ意味で使われます。どちらも「この内容で注文します」という発注側の意思表示の書類で、記載する項目(品目・数量・金額・納期など)も共通です。呼び方の違いと考えて差し支えありません。

2023年10月のインボイス制度開始により、適格請求書には「登録番号(T+13桁)」「税率ごとに区分した対価」「税率ごとの消費税額」などの記載が必要になりました。取引先が仕入税額控除を受けるために、これらの記載が求められます。詳細は国税庁のインボイス制度の案内をご確認ください。

原稿料・デザイン料・講演料など一定の報酬を企業から受け取る個人は、支払い側が源泉所得税を差し引いて支払うのが原則です。請求書に源泉徴収税額を記載することもあります。一般的な報酬は10.21%(支払額100万円超の部分は20.42%)で計算します。業種により扱いが異なる場合があるため、不明なときは税理士にご確認ください。

紙で発行する領収書で、記載金額が5万円以上の場合に収入印紙が必要です(金銭または有価証券の受取書)。PDFなど電子で交付する領収書には、金額にかかわらず収入印紙は不要とされています。

フリーランス・個人事業主が事業のために支出した費用は経費として計上できます。主な例として、消耗品費(文具・備品)・通信費(スマートフォン・ネット代)・交通費・新聞図書費(書籍・セミナー代)・地代家賃(コワーキングスペース代)・外注工賃などがあります。「事業に必要な支出かどうか」が基本的な判断基準です。詳しくは国税庁の情報や税理士にご確認ください。

保存期間は書類の種類で分かれます。青色申告では、帳簿・決算関係書類・領収書などは原則7年間、請求書・見積書・納品書・発注書などの取引書類は5年間が目安です(白色申告は法定帳簿が7年、その他の帳簿・書類は5年)。電子データで受け取った書類は電子保存が原則です(電子帳簿保存法)。正確な区分は国税庁の案内や税理士にご確認ください。